Un programmateur reçoit de nombreuses propositions. Son objectif n’est pas de lire un dossier interminable, mais de comprendre rapidement si le spectacle peut correspondre à sa ligne artistique, à son public et à ses contraintes.
Il faut donc envoyer les bons documents, au bon moment.
Un premier contact ne nécessite pas toujours un dossier complet de quinze pages. Dans beaucoup de cas, un résumé clair, un lien vidéo, quelques informations essentielles et un contact suffisent à ouvrir la discussion.
"Il faut donc envoyer les bons documents, au bon moment."
Les documents à prévoir
Pour une démarche de diffusion, il est utile d’avoir plusieurs formats.
Le résumé 1 page
C’est le document le plus direct. Il permet de présenter rapidement :
- le titre du spectacle ;
- l’artiste ou la compagnie ;
- la discipline ;
- la durée ;
- le public visé ;
- un court résumé ;
- les points forts ;
- les liens essentiels ;
- le contact.
C’est souvent le meilleur document pour un premier envoi.
Le dossier artistique
Il présente plus en détail l’univers du spectacle, la note d’intention, l’équipe artistique, les photos, les références et les liens médias.
C’est le document central pour une candidature à un festival, un appel à projets ou une programmation.
La fiche technique
Elle est utile lorsque l’intérêt artistique est déjà présent ou lorsque le programmateur doit vérifier la faisabilité technique du spectacle.
Elle ne doit pas forcément être envoyée en premier si elle est très détaillée, mais elle doit être prête.
Les liens vidéo
Un lien vidéo est souvent indispensable. Il permet au programmateur de voir concrètement le spectacle, l’énergie, la forme, le niveau artistique et le rapport au public.
Adapter selon le destinataire
Un festival, une salle, une mairie ou un tremplin n’attendent pas exactement la même chose.
Pour un festival : dossier artistique, vidéo, photos, références.
Pour une salle : fiche technique, durée, jauge, conditions, contact.
Pour une collectivité : présentation claire, public visé, contraintes techniques, budget.
Pour un régisseur : fiche technique, plan de scène, patchlist.
Ne pas tout envoyer d’un coup
Envoyer trop de documents peut noyer l’information. Il vaut mieux commencer par un format clair, puis fournir les éléments complémentaires si l’interlocuteur est intéressé.
La qualité de l’envoi compte autant que la quantité de documents.
L’intérêt de Backstage Kit
Backstage Kit permet de préparer plusieurs types de documents à partir d’un même dossier : résumé 1 page, fiche technique, dossier artistique, plan de scène, patchlist ou dossier complet.
L’idée est simple : ne pas refaire les mêmes documents à chaque demande, mais adapter l’envoi au bon interlocuteur.
